Как управлять временем? 5 простых шагов, которые повысят вашу продуктивность на работе!

Как управлять временем? 5 простых шагов, которые повысят вашу продуктивность на работе!

Тайм-менеджмент — это базовый навык, необходимый как для стационарной работы (в штаб-квартире компании), так и для удаленной работы (например, дома). Это позволяет вам стабильно укладываться в сроки и, кроме того, преследовать личные цели после работы. Если мы сможем управлять своим временем, мы не опоздаем на важную встречу, закончим приоритетные дела в оговоренное время и сможем отдохнуть, когда придет время. В сегодняшней статье мы покажем вам, как управлять своим временем за 5 простых шагов! Полное руководство 2022.

Тайм-менеджмент — как эффективно планировать и выполнять задачи?

Эффективное планирование и выполнение задач основано на 5 эффективных шагах тайм-менеджмента. В первую очередь рекомендуем составить план рабочего дня, который позволит сосредоточиться на приоритетных вопросах. Затем следует устранить привычки, мешающие соблюдать распорядок дня, и дополнительно установить конкретные перерывы. Также стоит научиться информировать коллег об организационных вопросах и группировать отдельные виды деятельности. Предлагаем, как эффективно планировать и реализовывать задачи по 5 простым шагам, разработанным экспертами Semcore!

ШАГ № 1 — разработка плана рабочего дня

Эффективный тайм-менеджмент основан, прежде всего, на разработке плана рабочего дня. Это поможет нам последовательно достигать приоритетных бизнес-целей, ведь начиная день мы будем точно знать, что делать. Лучше всего планировать всю неделю или месяц «заранее» и на постоянной основе вносить в расписание лишь небольшие коррективы, если нужно что-то отложить.

Однако, прежде чем разрабатывать план действий, проверьте, как выглядит ваша работа в течение дня. Некоторые люди проводят свой первый рабочий час, выясняя, что нужно сделать. Затем они работают, переплетаясь с просмотром социальных сетей, ответами на электронные письма клиентов и решением более или менее приоритетных вопросов с коллегами или деловыми партнерами. Стоит немного привести себя в порядок. Что вы получите, разработав распорядок дня?

Разработка плана рабочего дня — преимущества

  • начало выполнения задач сразу после начала рабочего дня;
  • поддержание баланса между работой и личной жизнью;
  • снижение уровня стресса.

При настройке расписания учитывайте реальное время выполнения конкретных задач. Расставьте приоритеты, перечислив пункты, которые должны быть выполнены в данный день. Также примите во внимание несколько перерывов (например, 15 минут) и выделите время для общения по электронной почте или телефону с клиентами.

ШАГ №2 – установка определенных перерывов и временных блоков для работы

Установка конкретных перерывов и временных блоков для работы повысит вашу эффективность. Для этого мы рекомендуем разделить день на несколько этапов, в которых мы будем учитывать фактическую работу и конкретные перерывы (например, час редактирования исходного кода сайта + 15 минут кофе-брейка). Затем стоит подумать, когда мы будем входить в электронную почту (например, около 8:00, 12:00 и 15:00), потому что ответы на сообщения при правильной работе могут сильно отвлекать, а значит — снижать ее эффективность.

как управлять временем

ШАГ №3 – устранение вредных привычек

Некоторые привычки могут негативно повлиять на соблюдение фиксированного распорядка дня. По мнению экспертов Semcore, это в первую очередь использование социальных сетей на работе, а вдобавок пресловутая проверка почтового ящика.

Помнить!
Соблюдение расписания также означает соблюдение так называемого временные блоки. Если мы установили определенное время для создания и заполнения таблиц в Excel, мы должны сосредоточиться только на этой задаче.

Недопустимо, чтобы мы чередовали работу в заданный временной блок с телефонным разговором с клиентом, просмотром социальных сетей и проверкой почтового ящика — такие действия негативно сказываются на нашей эффективности.

Как мы упоминали ранее, вводить почту стоит в определенное время, чтобы не терять работоспособность. Но как насчет социальных сетей? Когда вы находите время для этого? Ответ прост — в перерыве. Во время реальной работы мы не должны отвечать в мессенджерах, не говоря уже о том, чтобы пролистывать Facebook или участвовать в дискуссиях на LinkedIn.

ШАГ №4 – информирование коллег об организационных вопросах

Эффективного тайм-менеджмента и самодисциплины недостаточно, чтобы придерживаться установленных норм в течение дня. Перед началом данного временного блока вы должны сообщить своим коллегам, что мы недоступны в течение ближайшего часа и сможем предоставить консультации, например, в 12:00. Для того чтобы работа шла максимально эффективно, рекомендуем также выключить телефон, а на дверь в комнату повесить записку с надписью «не беспокоить».

ШАГ № 5 — группировка задач

Последний элемент, обеспечивающий эффективное управление временем, — это группировка задач в соответствии с установленными приоритетами. Приоритет следует отдавать срочным задачам, которые не могут ждать, а затем стоит заняться текущей деятельностью, позволяющей реализовать предполагаемую стратегию. Именно их мы и должны делать в указанные ранее временные блоки, включающие, например, час напряженной работы и 15-минутный перерыв.

Помнить!
Восьмичасовой рабочий день состоит примерно из 4 или 5 стандартных часовых блоков.

Когда мы заканчиваем основную работу, у нас остается время для незапланированных действий, о которых нас просят коллеги или потенциальные клиенты (например, доработка брифа, дополнительная консультация, ответ на отправленное письмо).

Краткое содержание

Эффективное управление временем облегчает соблюдение сроков, снижает уровень стресса и делает работу более эффективной. Тем не менее, не забудьте разделить отдельные действия на определенные временные блоки и установить приоритеты, которые позволят нам работать в правильном порядке, избегая отвлекающих факторов, то есть чтения текущих сообщений от клиентов, разговоров с коллегами или ответов на телефонные звонки во время фактической работы.

В целом, соблюдение графика снизит умственное напряжение и поддержит мотивацию для выполнения большего количества проектов. В Semcore мы практикуем принципы, изложенные в сегодняшней статье, поскольку считаем, что эффективное продвижение возможно только благодаря правильной организации работы с учетом грамотно расставленных приоритетов, влияющих на высокие позиции вашей компании в органической выдаче. Свяжитесь с нами — SEO не новичок для нас. SXO — наша специализация, а ТОП-10 в поисковой выдаче по сотням калорийных фраз — повседневная жизнь для наших клиентов. Мы ждем вас.

FAQ — самые распространенные вопросы и ответы

Ниже приведены самые распространенные вопросы и ответы об эффективном тайм-менеджменте.

#1 Как работать эффективнее?

Для повышения эффективности работы отключите телефон и лишние окна в браузере (например, почтовый ящик, социальные сети, информационные порталы). Затем мы рекомендуем установить определенный временной блок для фактической работы (например, час напряженной деятельности), сосредоточившись только на том, что нужно сделать.

# 2 Сколько времени вы можете сэкономить, планируя свой рабочий день?

По мнению экспертов Semcore, запланированный рабочий день, в течение которого мы фокусируемся на эффективной работе, может быть короче до 2 часов по сравнению с реализацией проектов без расписания, с добавлением отвлекающих факторов.