Как автоматизировать CRM, чтобы росли продажи

Если вы задумывались о внедрении CRM в свой бизнес, то, наверняка, думали о выгодах, которые оно принесет: учет всех клиентов, напоминания и задачи для менеджеров, точные и своевременные отчеты о продажах. Но с внедрением CRM появляются и другие интересные возможности, которые положительно влияют на продажи.

Одной из таких возможностей является автоматизация рутинных действий сотрудников. Менеджер отдела продаж должен делать отлично одно дело: продавать! Остальные задачи, которые выполняет сотрудник не являются целевыми и напрямую не ведут к прибыли. Сопровождение клиента, создание и согласование документов, внесение данных в 1С может занимать более 50% времени сотрудника. А ведь в это время он мог продавать.

Попробуйте замерить время, которое тратят ваши сотрудники на различные задачи. И посмотрите, какая доля уходит на задачи, не связанные с продажей. Это значение покажет вам потенциал, который заключен в вашем отделе продаж.

Итак, какие действия можно автоматизировать в CRM:

Автоматическая отправка заявок в CRM

Автоматическая отправка заявок в CRM

Сайты и лендинги сейчас есть почти у всех компаний. Но до сих пор, заявки у многих уходят только на почту. В этом подходе есть ряд минусов: заявки падают на общую почту и непонятно кто забрал заявку, заявки уходят на почту одного сотрудника, который может не быть сейчас на работе, менеджер может посчитать лид нецелевым и не занести его в CRM, данные об источниках заявки не переносятся в CRM, невозможно построить точный отчет по источникам заявки и отследить ROI и т.д.

Для того, чтобы все заявки были доступны для руководства — необходимо, чтобы все заявки падали сразу в CRM. Для этого необходимо подвязать все формы с сайтов, он-лайн чаты, сервисы колбэка и обратного звонка, а для некоторых бизнесов и социальные сети к вашей CRM.

В итоге, менеджеры уже не смогут не внести их в CRM, а руководство будет видеть точные данные обо всех заявках

Как это поможет бизнесу:

  • уменьшение человеческого фактора — все заявки фиксируются в CRM;
  • маркетологи могут быстро анализировать источники заявок и перераспределять бюджеты в рекламу;
  • увеличивается скорость ответа на заявку и, соответственно, вероятность успешной сделки.

Уведомления о новых заявках и распределение по менеджерам

Уведомления о новых заявках и распределение по менеджерам

То, что заявки падают в CRM — это хорошо. Но не факт, что менеджер сразу увидит новую заявку. А ведь время отклика на заявку очень важно. Оно может сильно поднять конверсию.

Мы в этом случае делаем следующее: ставим скрипт распределения и отправляем уведомления менеджерам о новой заявке.

Распределять заявки по менеджерам можно по разному. Обычно, CRM-системы ставят одного ответственного за заявку или распределяют их равномерно между менеджерами. Но такие подходы не всегда эффективны. Поэтому, мы предлагаем клиентам следующие варианты:

а. Распределение заявок на основании показателей продаж менеджеров. Лучшим достаются больше заявок, худшим — меньше. Так как заработная плата менеджеров зависит от продаж — это мотивирует менеджеров продавать больше и соответственно получать больше теплых заявок.

б. При поступлении новой заявки — всем менеджерам показывается окно, что пришла заявка. В итоге, кто первый ее возьмет — тот и работает с ней. Этот способ позволяет ускорить отклик на заявку и добавить элемент конкуренции в отделе продаж. Теперь заявки не висят и ждут, пока кто-то ответит, а обрабатываются практически мгновенно.

Кроме этого (если не используется второй вариант), чтобы сократить время отклика на заявку, мы настраиваем отправку уведомлений менеджерам о том, что новая заявка назначена на него. Это может быть всплывающее окошко, задача или СМС.

Как это поможет бизнесу:

  • скорость отклика на заявку уменьшается до минимальных значений — увеличивается вероятность продажи;
  • увеличивается ответственность менеджеров;
  • увеличивается мотивация менеджеров.

Отправка СМС или e-mail клиентам

Отправка СМС или e-mail клиентам

Практически во всех бизнесах есть такие этапы в продажах, когда ему нужно отправить уведомление, сообщение или письмо. Это могут быть СМС, о том что заявка принята, e-mail с прикрепленным коммерческим предложением после звонка по телефону или СМС с информацией об отгрузке.

Для многих клиентов важен клиентский сервис. А подобные сообщения позволяют показать клиенту, что по его заявке ведется работа и про него не забыли.

Самые часто настраиваемые уведомления:

  • отправка СМС или письма о принятой заявке (показывает клиенту, что заявка принята и нет необходимости волноваться и искать другую компанию);
  • отправка КП на определенном этапе продаж (позволяет менеджеру не тратить время на отправку письма вручную и вспоминать, отправлено письмо или нет);
  • отправка напоминаний о встрече с клиентом (напоминает клиенту и менеджеру, что на завтра назначена встреча);
  • отправка писем клиентам, с которыми давно не связывались (увеличивает повторные продажи по “старым” клиентам);
  • отправка СМС с информацией об отгрузке товара- (напоминает клиенту, что его товар отправлен и скоро его можно забрать);
  • отправка письма со спец предложениями после завершения сделки (позволяет увеличить количество допродаж).

Вариантов, как можно увеличить продажи или уровень клиентского сервиса, довольно много и для каждого бизнеса нужно продумывать свою стратегию.

Цель любой автоматизации продаж — упростить работу отдела продаж (ускорить обработку сделок, уменьшить влияние человеческого фактора). Времени на рутину тратится меньше — освобождается время — можно выполнять свои непосредственные обязанности (звонить, встречаться, продавать).Продолжим рассмотрение вариантов автоматизации, которые стоит обязательно внедрить в вашей компании.

Интеграция CRM с телефонией

Интеграция CRM с телефонией

Как таковой, интеграцией телефонии с CRM мало кого сейчас удивишь. Сервисы телефонии и CRM предлагают разнообразный набор функций. Правда, далеко не все функции одинаково необходимы. Рассмотрим тут самые важные:

Настройка распределения по менеджерам

Существует огромное количество вариантов обработки звонков: через секретаря, последовательно по очереди менеджеров, равномерно по менеджерам, с переводом на мобильный, с переводом на руководителя и пр. Мы рассмотрим варианты настройки распределения в отдельной статье. Правильно настроенная схема распределения звонков позволяет терять как можно меньше звонков.

Автоматическое создание лидов при недозвоне

Автоматическое создание лидов при недозвоне

Если звонок пропущен — важно, чтобы лид создавался. В данном случае, вероятность, что его забудут — минимальна. А чтобы свести ее к нулю — после пропущенного звонка стоит отправлять СМС клиенту, и срочное уведомление ответственному менеджеру.

Автоматическое создание лидов при дозвоне

Менеджер должен сразу увидеть этот лид, зайти в него и начать заполнять. Исключается человеческий фактор: всегда будет собираться качественная статистика по входящему потоку лидов.

Записи звонков прикрепленные к карточке сделки

Записи звонков прикрепленные к карточке сделки

Записи звонков позволят РОПу быстро узнать почему произошел отказ, почему у менеджера низкий KPI.

Перенаправление звонка на ответственного менеджера, если такой клиент уже есть. Тут все понятно.

Открытие карточки лида, сделки или клиента, который звонит. Во-первых, менеджер не тратит время на поиск сделки, параллельно пытаясь что-то ответить по телефону; во-вторых, менеджер не забывает заполнить важную информацию по клиенту после звонка.

Генерация и отправка документов (КП, договора, счета, акты)

Генерация и отправка документов (КП, договора, счета, акты)

В подавляющем большинстве компаний из сферы B2B — огромное количество времени менеджерами тратится на возню с документами. Эту деятельность лучше автоматизировать сразу после интеграции с сайтом.

Какие интеграции можно сделать в этом направлении:

Внесение данных о контрагенте через отдельную форму

Например, менеджеру прислали карточку юридического лица. Ему необходимо перенести все данные о нем в CRM. Для этого можно создать веб-форму, которая будет раскидывать всю информацию о контрагенте по формам CRM.

Генерация документов

Практически всегда можно настроить автоматическое создание договора, на основании данных из CRM. И абсолютно всегда — счета и акта. Главное научить менеджеров собирать эти данные в CRM. Далее — мы лишь вытаскиваем из различных полей контрагента и сделки всю необходимую информацию и… документ открывается для просмотра и печати. Менеджер изучает документ и одной кнопкой в CRM — отправляет его клиенту.

Настройка этих двух пунктов может освободить до трети рабочего времени менеджеров. Что это значит? Что эффективность отдела продаж может вырасти на 51%, то есть в 1,5 раза.

Кроме это, если вы пользуетесь бухгалтерией от 1С, то имеет смысл связать CRM и 1С. Алгоритм интеграции при этом следующий:

  • менеджер создает счет в CRM (еще лучше — если он генерируется автоматически);
  • счет и контакт синхронизируются с базой 1С;
  • бухгалтер ставит статус “Оплачен” в 1С;
  • счет синхронизируется с CRM — статус сделки переводится в следующий этап или в успешное завершение (в зависимости от вашего бизнес-процесса)

Интеграция со складом

Интеграция со складом

Если вы продаете товары, бизнес-процесс продажи затрагивает работу склада. Поэтому важно настроить связку CRM со складской программой:

Отправка заявки / задачи на определенном этапе кладовщику. Кладовщик видит, что сделка перешла в стадию “Формирование заказа” и комплектует заказ для отправки, не тратя времени.Также, на данном этапе можно настроить автоматическое создание накладной в системе.

Синхронизация товарных остатков. Эта автоматизация помогает видеть реальные остатки на складе менеджерами, а также своевременно ставить определенные товарные позиции в резерв или списывать их со склада.

Внедрив эти пункты, вы получите увеличение эффективности работы менеджеров на 20-30%. Например, это может означать, что каждого третьего менеджера можно будет уволить. Или команда ваших менеджеров начнет наконец больше заниматься именно продажами. А это плюс к вашей прибыли.

Поделитесь в соцсетях!
Опубликовано
В рубрике Блог

Автор: Никита Волков

Продюсер образовательных онлайн проектов. Вывожу онлайн школы на оборот от 3 млн. в месяц, оказываю услуги по консалтингу в нише EdTech.